행사대행계약서 작성 실무 가이드

목차

 

 

 

 

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행사대행계약의 핵심 요점

행사대행계약서는 기업 또는 단체가 특정 목적의 행사를 외부 전문업체에 위탁하여 진행하고 그 대가를 지급하기 위한 계약 문서입니다. 계약 목적과 행사의 구체적인 내용을 명확히 하고, 행사 일정, 대행료, 업무 범위, 책임 관계, 분쟁 해결 방식 등을 체계적으로 규정해야 합니다. 특히 손해배상, 계약 해지, 특약사항 등은 분쟁 예방을 위해 사전에 철저히 정리되어야 합니다.

 

 

 

행사대행계약의 정의 및 특성

행사란 무엇인가

행사란 특정 목적을 위해 기획된 이벤트로, 기업의 내부 단합, 대외 홍보, 상품 판촉 등 다양한 형태로 나타납니다. 단합대회, 신제품 발표회, 전시회, 워크숍, 창립기념식 등이 이에 해당합니다.

 

 

행사대행의 개념

행사대행은 기업이 주최해야 할 이벤트를 외부 전문가(대행사)에 위탁하여 기획·운영하고, 이에 대한 대가를 지급하는 위임형 계약입니다. 행사대행계약서는 이러한 관계를 명확히 문서화하는 역할을 합니다.

 

 

 

 

행사대행계약서 구성요소

1. 기본항목

• 계약 당사자 정보
• 계약 목적
• 계약 기간
• 해석 및 해지 조건
• 계약서 날인 및 보관 방식

2. 일반항목

• 행사 세부 내용
• 대행사의 업무 범위
• 대금 산정 및 지급 방식
• 협조 의무
• 중도 사직 및 손해배상
• 장비 사용
• 업무 양도 금지

3. 기타항목

• 분쟁 해결 방식
• 관할 법원
• 특약사항

 

 

 

계약서 작성 요령

계약 목적과 내용 명확화

계약 체결 시 행사 명칭, 일시, 장소, 대상, 행사 내용 등 핵심 정보를 구체적으로 기재해야 하며, 대행 방식 및 준비 과정도 상세히 명시해야 합니다.

 

대금 지급 조건 설정

계약금과 잔금을 구분하여 지급 시점을 명시하며, 부가세 포함 여부, 연체 시 이자율 등을 규정합니다.

 

손해배상 및 책임관계 명시

행사 지연, 안전사고, 진행 미흡 등으로 인한 손해 발생 시 책임 소재를 명확히 해야 하며, 특히 기상악화 등 불가항력적 상황에 대한 대응 방안도 사전에 협의해야 합니다.

 

특약사항 설정

계약 일반 조항보다 우선 적용되는 조항으로, 행사 성격에 따라 양 당사자가 협의해 구체적으로 규정합니다. 예: 사진 및 영상 촬영, 행사 종료 후 자료 인도, 저작권 귀속 등.

 

 

 

계약 체결 시 유의사항

• 계약 목적과 기간을 정확히 기재하고, 연기 가능성에 대한 조건도 포함
• 행사대행업체의 신용도와 이력 확인
• 계약 당사자의 실권리자 여부 및 인감날인 여부 확인
• 계약서에 각 장마다 일련번호 및 간인(間印)을 통한 위변조 방지
• 계약서 작성일자는 실제 계약 효력 발생일과 일치하도록 기입

 

 

행사대행계약서 샘플 주요 조항 예시

제1조 (목적)

본 계약은 “갑”의 행사를 “을”이 대행하고 관련 업무 전반을 수행함에 있어 필요한 제반 사항을 규정함을 목적으로 합니다.

제3조 (대행료)

“갑”은 계약금과 잔금을 명확히 구분하여 지급하며, 지체 시 연체이자를 가산합니다. 부가세 포함 여부도 사전에 명시합니다.

제6조 (일정차질)

천재지변 등으로 일정 변경 시 실비 정산 후 계약을 종료하며, 기타 사유로 취소 또는 연기 시 손해배상 책임이 발생합니다.

 

 

 

실무자 팁

• 계약 초안 작성 후 법률 전문가 검토 권장
• 행사일정표는 계약 후 반드시 서면 제출
• 일정 변경 시 경비 증감에 대한 사전 조율 필수
• 안전사고에 대한 책임 주체 명확화 필요
• 분쟁 발생 시 관할 법원은 행사대행사의 주소지로 지정하는 것이 일반적

 

 

 

활용 예시

이 가이드는 다음과 같은 상황에서 유용하게 사용될 수 있습니다:

• 기업 내부 기획자 또는 총무팀이 외부 행사 대행을 기획할 때
• 공공기관 또는 지자체가 위탁행사를 준비하면서 계약서 초안을 검토할 때
• 행사대행업체가 신규 고객과 계약을 체결하기 전 표준계약서를 작성할 때

 

 

 

 

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